Data Entry - Pengertian, Tugas, dan Tanggung Jawab
Data Entry merupakan salah satu jenis profesi atau posisi yang hampir ada di
setiap perusahaan pada berbagai jenis bidang, seperti layanan keuangan, ritel,
produk makanan, transportasi dan kesehatan.
Data entry juga sangat diperlukan oleh perusahaan untuk menjaga dan memastikan
keberlanjutan data pada suatu organisasi atau instansi.
Nah, untuk lebih jelasnya,
Data entry dapat di pahami sebagai suatu jenis pekerjaan yang bersifat
administrasi dan klerikal yang memiliki fungsi untuk membantu perusahaan
dalam memproses informasi dengan mengambil data dari formulir, non
dokumen atau rekaman suara untuk disusun ke dalam sistem komputer dan
memastikan data tersebut tersimpan secara akurat dan efisien.
Perlu kamu ketahui! data entry memiliki peran yang sangat penting
dalam suatu perusahaan yaitu dapat memudahkan administrasi, pemangkasan
biaya, dan memastikan bila data source berasal dari data yang penting.
Nah apa saja yang perlu dipersiapkan menjalani pekerjaan ini? Simak ulasan berikut ini!
Dalam hal ini, petugas data entry akan terlibat untuk bekerja baik itu di
dalam dan di luar tim, oleh sebab itu penting bagi kamu untuk mempunyai
kemampuan dalam menulis dan verbal yang baik.
Seorang data entry juga harus memasukkan data dalam jumlah yang besar dan
banyak dalam waktu yang singkat. Kamu juga di tuntut untuk harus mengetahui
dan mengenali perangkat komputer yang digunakan yaitu keyboard, mouse,
scanner, dan lain-lain.
Perusahaan rata-rata mengharapkan posisi data entry mampu mengetik sekitar
30 hingga 40 kata dalam satu menit.
Data entry harus pula mempunyai pengalaman atas perangkat lunak dasar yaitu
seperti Spreadsheet, Microsoft Word, Maestro, Adobe Acrobat Reader DC,
Omnipage, dan Database.
Profesi data entry merupakan bidang pekerjaan yang terus menerus dan akan
menghabiskan banyak waktu dengan tugas yang sama. Oleh karena itu, profesi
ini mengharuskan mereka menerapkan konsentrasi yang tinggi, ketelitian, dan
kesabaran.
Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Data Entry
Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab seorang data entry:
- Menginput data ke dalam perangkat lunak yang berbasis data dan memeriksanya untuk memastikan apakah data yang telah dimasukkan akurat.
- Melakukan uji coba atau testing sistem database dan software update.
- Merespon permintaan informasi dari departemen atau tim yang membutuhkan.
- Mempersiapkan kemudian menyortir dokumen-dokumen yang ada digunakan dalam proses entry data.
- Menyiapkan cadangan data sebagai bagian dari upaya preventif bila terjadi kesalahan data.
Selain dari beberapa tugas di atas, data entry juga memiliki beberapa tugas
dan tanggung jawab lain biasanya tergantung dari kebijakan perusahaan. Seperti
halnya memesan bahan persediaan kantor dan mengajukan dokumen.
Jenis-jenis Pekerjaan Data Entry
Seperti yang dijelaskan oleh diatas, terdapat dua jenis pekerjaan data entry
berikut penjelasannya.
1. Remote
Di era kemudahan internet seperti sekarang ini membuat profesi data entry bisa
dilakukan secara remote.
Memang saat ini sudah cukup banyak pekerjaan freelance data entry yang bisa
dijadikan pilihan untuk pekerjaan sampingan.
Menjadi seorang data entry remote juga memiliki beberapa kelebihan, antara
lain:
- Dapat mengerjakan tugas di mana pun.
- Dapat memilih jam kerja sendiri.
- Gaji yang diterima bukanlah tipe upah per jam, melainkan dibayar setelah proyek selesai.
- Memiliki kesempatan mendapatkan lebih banyak penghasilan karena bisa sekaligus bekerja di tempat lain.
Selain itu, saat menjadi data entry yang bekerja sebagai remote biasanya tidak
perlu memikirkan riwayat pekerjaan yang sudah dilakukan.
Jadi, meskipun sebelumnya kamu belum pernah mencoba menjalani pekerjaan ini,
tetap punya kesempatan untuk menjajal profesi tersebut.
Akan tetapi, harus dipastikan memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk
menjalankan tugas dari profesi yang satu ini.
2. In-house
Data entry in-house adalah mereka yang bekerja full time di sebuah perusahaan.
Ada beberapa kelebihan dari jenis pekerjaan ini, misalnya:
- Mendapatkan lebih banyak penghasilan dari perusahaan.
- Mendapatkan beberapa tunjangan seperti, kesehatan, hingga cuti.
- Bisa memiliki keuntungan atau bonus dari performa kerja yang didasarkan pada keandalan, keakuratan, dan kecepatan kerja.
Bekerja penuh waktu di perusahaan tentunya memiliki beberapa keuntungan
lainnya misalnya bisa bekerja dengan tim yang saling mendukung.
Selain itu, karyawan juga bisa mendapatkan banyak tunjangan sesuai kebijakan
perusahaan.
Skill yang Diperlukan
1. Skill menggunakan komputer
Skill pertama yang harus dikuasai data entry adalah mampu menggunakan komputer
dengan baik.
Memasukkan dan mengedit data tidak akan mudah dilakukan, jika tidak memiliki
keterampilan dalam menggunakan komputer.
Salah satu program yang perlu dikuasai adalah Microsoft Word untuk memasukkan
data berupa teks.
Kemudian, kemampuan penggunaan Microsoft Excel juga sangat diperlukan untuk
memasukkan data dalam bentuk angka.
Selain itu, ada waktunya kamu perlu mencetak dan scan dokumen sehingga wajib
mengetahui cara menggunakan mesin printer dan scanner.
2. Skill berbahasa yang baik
Memahami suatu data bukanlah hal yang mudah, itulah mengapa skill berbahasa
yang baik juga harus dimiliki.
Kemampuan menggunakan Bahasa Indonesia harus benar-benar mumpuni agar lebih
mudah untuk membaca, menulis, dan mengoreksi data.
3. Mengetik dengan cepat dan cermat
Mengetik dengan cepat dan cermat adalah salah satu skill yang harus dimiliki
oleh data entry.
Tanpa memiliki skill ini bisa dipastikan kamu akan kesulitan untuk memasukkan
data dalam waktu yang singkat.
Selain kecepatan, dalam memasukkan data juga perlu kecermatan. Jika tidak
teliti, maka besar kemungkinan data yang dimasukkan bisa salah.
4. Skill komunikasi yang baik
Salah satu skill yang diperlukan agar bisa sukses di tempat kerja adalah
komunikasi.
Jika kamu bekerja di kantor pasti akan berhubungan dengan atasan dan kolega
secara langsung.
Tanpa memiliki skill komunikasi, tentu akan membuatmu kebingungan saat ingin
bertanya jika ada masalah dalam pekerjaan.
Kesimpulan
Sederhananya, profesi ini akan cocok bagi job seeker yang gemar dengan
pekerjaan klerikal dan memiliki ketelitian tinggi.
Meskipun terlihat sepele, profesi data entry sebenarnya cukup menantang dan
akan selalu dibutuhkan oleh perusahaan-perusahaan besar.
Arul Valizers
Hi there! 👋 I'm Arul Valizers, a passionate content specialist and blogger with a knack for crafting compelling stories.
